Οι μικρές επιχειρήσεις και οι ελεύθεροι επαγγελματίες καλούνται να οργανώσουν άμεσα τον τρόπο έκδοσης των τιμολογίων τους, αξιοποιώντας τον επιπλέον χρόνο που δόθηκε για την προετοιμασία τους. Μετά την τελευταία παράταση, η υποχρεωτική ένταξη στην ηλεκτρονική τιμολόγηση ξεκινά στις 2 Νοεμβρίου, γεγονός που σημαίνει ότι ο Οκτώβριος αποτελεί κρίσιμο μήνα για επιλογές, δοκιμές και τεχνικές προσαρμογές.
Η ηλεκτρονική τιμολόγηση αφορά, σε αυτή τη φάση, επιχειρήσεις με ακαθάριστα έσοδα έως 1 εκατ. ευρώ κατά το 2023, για τις συναλλαγές που υπάγονται στο μέτρο. Ο επιπλέον χρόνος δεν θα πρέπει να μείνει ανεκμετάλλευτος. Οι επιχειρήσεις χρειάζεται να αποφασίσουν με ποιο εργαλείο θα εκδίδουν τα παραστατικά τους και να συντονιστούν έγκαιρα με τον λογιστή, τον πάροχο ή την εταιρεία λογισμικού που χρησιμοποιούν.
Ηλεκτρονική τιμολόγηση: Επιλογή εργαλείου και έλεγχος του προγράμματος
Το πρώτο βήμα είναι η επιλογή του τρόπου με τον οποίο θα εκδίδονται και θα διαβιβάζονται τα τιμολόγια. Οι επιχειρήσεις μπορούν να επιλέξουν υπηρεσίες ιδιώτη παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης ή να χρησιμοποιήσουν τις δωρεάν εφαρμογές της ΑΑΔΕ.
Η εφαρμογή timologio χρησιμοποιείται μέσω ηλεκτρονικού υπολογιστή, ενώ το myDATAapp επιτρέπει την έκδοση παραστατικών από κινητές συσκευές. Και στις δύο περιπτώσεις δεν απαιτείται σύμβαση με ιδιώτη πάροχο. Η επιλογή θα πρέπει να γίνει με βάση τον όγκο των συναλλαγών, τις ανάγκες της επιχείρησης και το αν υπάρχουν ήδη οργανωμένα εμπορικά ή λογιστικά συστήματα.
Όσες επιχειρήσεις διαθέτουν ήδη εμπορικό ή λογιστικό πρόγραμμα πρέπει να ελέγξουν προσεκτικά τις δυνατότητές του. Η διαβίβαση δεδομένων στο myDATA δεν σημαίνει αυτομάτως ότι το πρόγραμμα καλύπτει και τις απαιτήσεις της υποχρεωτικής ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Για τον λόγο αυτό, είναι απαραίτητη η επικοινωνία με την εταιρεία λογισμικού, ώστε να επιβεβαιωθεί αν απαιτείται αναβάθμιση, ενεργοποίηση νέας λειτουργίας ή αλλαγή στη διαδικασία έκδοσης.
Ο Οκτώβριος μπορεί να αξιοποιηθεί για την καταχώριση και τον έλεγχο των στοιχείων πελατών, προϊόντων και υπηρεσιών, καθώς και για τη ρύθμιση των σειρών και των τύπων των παραστατικών. Παράλληλα, ο υπεύθυνος έκδοσης των τιμολογίων πρέπει να εξοικειωθεί με το νέο εργαλείο. Οι δοκιμαστικές εκδόσεις θα βοηθήσουν στον εντοπισμό λαθών, ελλείψεων ή τεχνικών προβλημάτων πριν από την έναρξη της υποχρεωτικής εφαρμογής.
Ποιες συναλλαγές αφορά το μέτρο
Εξίσου σημαντικό είναι να ξεκαθαριστεί ποιες συναλλαγές υπάγονται στην υποχρέωση. Η ηλεκτρονική τιμολόγηση αφορά συναλλαγές μεταξύ επιχειρήσεων στην Ελλάδα, αντίστοιχες συναλλαγές με επιχειρήσεις που βρίσκονται εκτός Ευρωπαϊκής Ένωσης, καθώς και την τιμολόγηση προς το Δημόσιο, με την επιφύλαξη των ειδικών κανόνων που ισχύουν για τις δημόσιες συμβάσεις.
Αντίθετα, το μέτρο δεν επεκτείνεται στις συναλλαγές με επιχειρήσεις άλλων κρατών-μελών της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Επίσης, στη λιανική δεν αλλάζει ο τρόπος έκδοσης των αποδείξεων προς τους καταναλωτές. Μια επιχείρηση που πραγματοποιεί τόσο λιανικές όσο και χονδρικές πωλήσεις θα πρέπει, επομένως, να οργανώσει την ηλεκτρονική έκδοση μόνο για τα τιμολόγια που καλύπτονται από την υποχρέωση.
Η δήλωση και η μεταβατική περίοδος
Από τις 2 Νοεμβρίου 2026 έως τις 31 Ιανουαρίου 2027 προβλέπεται μεταβατική περίοδος. Κατά το διάστημα αυτό επιτρέπεται η σταδιακή εφαρμογή της ηλεκτρονικής τιμολόγησης, παράλληλα με τη χρήση των υφιστάμενων τρόπων έκδοσης. Για την αξιοποίηση της μεταβατικής περιόδου απαιτείται η υποβολή της προβλεπόμενης δήλωσης, με ημερομηνία έναρξης ισχύος το αργότερο στις 2 Νοεμβρίου.
Εάν μια επιχείρηση επιλέξει να εκδίδει αποκλειστικά μέσω timologio ή myDATAapp από την πρώτη ημέρα της υποχρέωσης, χωρίς να διατηρήσει προσωρινά τον υφιστάμενο τρόπο τιμολόγησης, δεν χρειάζεται να υποβάλει δήλωση έναρξης. Αν, όμως, επιθυμεί να χρησιμοποιεί για περιορισμένο χρονικό διάστημα και το παλαιό σύστημα, η δήλωση είναι απαραίτητη.
Για τις εφαρμογές της ΑΑΔΕ, η δήλωση υποβάλλεται από την ίδια την επιχείρηση μέσω myAADE, με επιλογή της ένδειξης «timologio». Η προθεσμία είναι δέκα ημέρες από την έναρξη χρήσης. Επομένως, για έναρξη στις 2 Νοεμβρίου, η δήλωση πρέπει να υποβληθεί έως τις 12 Νοεμβρίου.
Στην περίπτωση ιδιώτη παρόχου, η δήλωση υποβάλλεται από τον ίδιο μέσα σε δέκα ημέρες από την έναρξη ισχύος της σύμβασης. Η επιχείρηση ενημερώνεται μέσω myAADE και έχει επίσης προθεσμία δέκα ημερών για να αποδεχθεί ή να απορρίψει τη δήλωση. Εάν δεν προβεί σε κάποια ενέργεια, η παρέλευση της προθεσμίας θεωρείται αποδοχή. Αν ο πάροχος δεν υποβάλει εγκαίρως τη δήλωση, η υποχρέωση μεταφέρεται στην επιχείρηση.
Από την 1η Φεβρουαρίου 2027, τα τιμολόγια που καλύπτονται από το μέτρο θα εκδίδονται και θα διαβιβάζονται στο myDATA αποκλειστικά μέσω ιδιώτη παρόχου ή των εφαρμογών της ΑΑΔΕ. Όσες επιχειρήσεις κάνουν χρήση της μεταβατικής περιόδου θα πρέπει να έχουν ολοκληρώσει πλήρως τη μετάβαση μέχρι τότε.
Γιατί δόθηκε ο επιπλέον χρόνος
Το υπουργείο Οικονομικών και η ΑΑΔΕ αποφάσισαν την παράταση προκειμένου να ολοκληρωθούν οι απαραίτητες τεχνικές αλλαγές και να προετοιμαστούν καλύτερα οι επιχειρήσεις. Είχαν διατυπωθεί επισημάνσεις για εκκρεμότητες στις αναβαθμίσεις και στις δοκιμές των προγραμμάτων, αλλά και για την αυξημένη πίεση που αντιμετωπίζουν τα λογιστικά γραφεία λόγω των παράλληλων φορολογικών υποχρεώσεων.
Παράλληλα, πολλές μικρές επιχειρήσεις δεν είχαν λάβει επαρκή ενημέρωση για το νέο πλαίσιο και τις πρακτικές ενέργειες που απαιτούνται. Το Οικονομικό Επιμελητήριο είχε ζητήσει ακόμη μεγαλύτερη παράταση, με έναρξη την 1η Ιανουαρίου 2027, προειδοποιώντας ότι η ανεπαρκής προετοιμασία μπορεί να οδηγήσει σε λανθασμένες εκδόσεις παραστατικών, καθυστερήσεις και πρόστιμα.
Η ηλεκτρονική τιμολόγηση δεν θα πρέπει να αντιμετωπιστεί ως μια αλλαγή της τελευταίας στιγμής. Οι επιχειρήσεις που θα επιλέξουν εγκαίρως το κατάλληλο εργαλείο, θα ελέγξουν τα δεδομένα τους και θα πραγματοποιήσουν δοκιμές μαζί με τον λογιστή ή τον πάροχό τους θα μπορέσουν να περάσουν ομαλότερα στο νέο καθεστώς. Ο επιπλέον χρόνος είναι περιορισμένος, αλλά μπορεί να αποδειχθεί καθοριστικός για μια ασφαλή και ομαλή μετάβαση στην ηλεκτρονική τιμολόγηση.
